Conferência contábil

Contas a Pagar · etapa 3 de 4 · atividade Task_ConferirContabilidade

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Sobre esta tela
A contabilidade confere documentos fiscais, rateio e enquadramento antes do pagamento sair. Três das conferências que hoje são manuais já chegam resolvidas pelo sistema e aparecem marcadas como automáticas — a pessoa confere o que sobrou, que é o que exige julgamento.

Resumo

Checklist de conferência

Cada item traz, na própria linha, os dados que fundamentam a decisão — não é preciso abrir o anexo ou outra tela para responder. Quem confere marca confere, não confere ou não se aplica; marcar “não confere” já abre a devolução com o motivo preenchido.

auto Soma do rateio confere com o valor total
OK
auto Soma das parcelas confere com o valor total
OK
auto Data de pagamento fora dos dias de pico
OK
manual Nota fiscal confere com o pedido e com o fornecedor
Número, data de emissão, CNPJ e valor — o que foi digitado na abertura contra o que está no anexo. Divergência aqui é o motivo de devolução mais comum hoje.
manual Classificação contábil do rateio está correta
Loja e departamento coerentes com a natureza da despesa.
manual Retenção de impostos aplicada quando devida
Marcação de retenção e valores informados na abertura.

Decisão

Histórico de tramitação

Roteiro: o ponto desta tela é o contraste. Hoje a conferência da contabilidade abre um formulário com 68 campos e 30 tipos de documento, porque precisa dar conta de todas as variações. Aqui ela vê um resumo e um checklist de seis itens, três deles já resolvidos pelo sistema. Mostre que cada item traz a evidência do lado — nota digitada contra o anexo, as linhas do rateio, os valores de retenção — e marque “não confere” em um deles para a devolução abrir com o motivo pronto.
Perguntar ao cliente, item a item: o que exatamente a contabilidade olha em cada conferência hoje? Que campo é comparado com qual documento, e qual é o critério para reprovar? A resposta define o que dá para automatizar: toda conferência que for comparação de campo com campo pode sair da lista manual e nascer resolvida, como já acontece com as três de cima. Vale perguntar também quais itens costumam ser “não se aplica” — eles indicam variações do processo que talvez mereçam caminhos diferentes.